プライバシーポリシー PRIVACY-POLICY

プライバシーポリシー

秋田トヨタ自動車株式会社
令和6年4月改定
代表取締役社長　大柳 康司

はじめに

秋田トヨタ自動車株式会社（以下当社という）は、個人情報保護法その他関連法令等を遵守し、お客様の個人情報（お客様に関連する情報を含みます）を適正に取り扱うことが企業の重要な社会的責務であるとの認識に立ち、以下の通りプライバシーポリシーを定めております。

1. 個人情報の取得について

当社は、個人情報を取得する際には、その利用目的を、当社ホームページで公表し、またはアンケート用紙・車両注文書等の、お客様にお見せする、もしくはお客様に個人情報をご記入いただく書面等において通知し、その利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ公正な手段によって取得いたします。

  1. 取得の態様の例 お客様から直接個人情報を取得（アンケート用紙・車両注文書等における個人情報のご記入、Webページにおける個人情報のご記入、ご商談中の会話等）するほか、第三者から提供を受ける形があります。
  2. 取得する個人情報の例 アンケート用紙・車両注文書、Webページ等においてご記入いただくお名前、ご連絡先等の個人情報や、商談中にお話いただいた個人情報等があります。また、第三者より、第三者が別途取得した個人情報または個人関連情報（お客 様の個人情報を分析した結果や、当該結果を踏まえてパーソナライズされたご提案を含みます。）の提供を受ける場合がありますが、別途、当社もしくはその第三者が、当社が提供を受ける個人情報または個人関連情報の項目を示したうえで、個人情報または個人関連情報の提供についてお客様の同意を取得した場合に限ります。取得する個人情報には、音声・画像・映像等が含まれている場合があります。

2. 個人情報の利用目的について

当社では、お客様の個人情報（お客様のご家族に関する情報を含みます。）を以下の目的のために利用いたします。

  1. 定期点検、車検および保険内容等、ご購入いただいた車両や、ご加入いただいている保険・サービス等に関するご案内をするため。（対面、郵便、電話、電子メール、SNS、訪問等の方法によりご案内します。）
  2. 当社が取り扱う商品・サービスまたは各種イベント・キャンペーン等についてご案内・ご提案するため。（お客様の個人情報を分析した上で、お客様のライフステージ、ご趣味や嗜好に応じたご案内・ご提案をすることを含みます。対面、郵便、電話、電子メール、SNS、訪問等の方法によりご案内・ご提案致します。）
  3. 当社が取り扱う商品・サービスに関し、商品開発および品質の向上、またはお客様満足度向上策を検討するため。（対面、郵便、電話、電子メール、SNS、訪問等の方法により実施し、アンケート調査を含みます。）
  4. お客様からの商品・サービス等に関するお問い合わせ・ご要望に対し適切に対応するため。
  5. 店舗の新設・移転、担当者の異動や変更等についてご案内するため。（対面、郵便、電話、電子メール、SNS、訪問等の方法によりご案内します。）
  6. 与信判断および与信管理のため。ただし、車両ローン等をご検討の場合など、与信 判断等が必要な場合に限ります。
  7. 他社より委託を受けた業務の遂行のため。以下の委託業務を含みますが、これらに限りません。 ①トヨタ自動車株式会社、トヨタコネクティッド株式会社の委託を受けて行う車両通信 サービスの提案、申込時の取次業務、およびこれらに付帯・関連するサービスの提供などのため。 ②保険代理店として、保険会社の委託を受けて行う、各社の損害保険、生命保険などの商品・サービスの提案、申込時の取次業務、およびこれらに付帯・関連するサービスの提供などのため。
  8. その他、取得にあたって明示した目的。

3. 個人データの第三者への提供および第三者からの取得について

当社は、個人データを第三者へ提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

  1. 法令に基づく場合。
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要が有る場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要が有る場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、提供・取得経緯等確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します

4. センシティブ情報の取扱い

当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報など をいいます）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報（「センシティブ情報」といいます）を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供しません。

5. 個人関連情報の第三者への提供

  1. 当社は、法令で定める場合を除き、第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することを認める旨の同意が得られていることを確認することをしないで、当該情報を提供しません。
  2. 当社は、法令で定める場合を除き、前項の確認に基づき個人関連情報を第三者に提供した場合には、当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人関連情報を提供したか、どのように第三者がご本人の同意を得たか等）について確認・記録します。

6. 共同利用

＜一般社団法人日本自動車販売協会連合会等との共同利用＞
お客様が当社で車両を購入された場合で、かつ売買契約条項第８条に違反した場合に限り、以下の通り個人情報を共同利用させていただきます。

  1. 共同利用する個人データの項目 ①氏名、住所、生年月日、電話番号、勤務先の情報 ②当該契約の契約日、商品名、契約額、支払回数、契約残高、月々の支払状況など
  2. 共同利用する者の範囲 当社及び一般社団法人日本自動車販売協会連合会の当社が加盟する支部に加盟する会社
  3. 利用目的 与信判断及び契約後のお取引の参考にするため
  4. 個人データの管理責任者 秋田トヨタ自動車株式会社　秋田県秋田市泉中央2丁目1-3　代表取締役社長　大柳 康司

7. 個人データの管理（安全管理措置）

当社は、取扱う個人データの漏えい、滅失または毀損の防止、その他の安全管理のため、次に掲げる事項を含む、必要かつ適切な措置を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。安全管理措置に関するご質問については、下記１１．のお問い合わせ窓口までお寄せください。

  1. 基本方針の整備 個人データの適正な取り扱いの確保の為、関係法令・ガイドライン等の遵守、不適切な利用の禁止、問い合わせ窓口等について基本方針を策定し、必要に応じて見直ししています。
  2. 個人データの取扱に係る規程の整備 個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直ししています。
  3. 組織的安全管理措置
    • 個人データの管理責任者等の設置
    • 就業規則等における安全管理措置の整備
    • 個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
    • 個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
    • 個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
    • 漏えい等事案に対応する体制の整備
  4. 人的安全管理措置
    • 従業者との個人データの非開示契約等の締結
    • 従業者の役割・責任等の明確化
    • 業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
    • 従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認
  5. 物理的安全管理措置
    • 個人データの取扱区域等の管理
    • 機器及び電子媒体等の盗難等の防止
    • 電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
    • 個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
  6. 技術的安全管理措置
    • 個人データの利用者の識別及び認証
    • 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
    • 個人データへのアクセス権限の管理
    • 個人データの漏えい・毀損等防止策
    • 個人データへのアクセスの記録及び分析
    • 個人データを取扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析
    • 個人データを取扱う情報システムの監視及び監査
  7. 委託先の監督 個人データの取り扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取り扱い規定を整備し、定期的に見直ししています。
  8. 外的環境の把握 個人データを取扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

8. 仮名加工情報の取扱い

  1. 仮名加工情報の作成 当社は、仮名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報）を作成する場合には、以下の対応を行います。
    • 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
    • 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
  2. 仮名加工情報の利用目的 当社は、仮名加工情報の利用目的を変更した場合には、変更後の利用目的をできる限り特定し、それが仮名加工情報に係るものであることを明確にしたうえで、公表します。

9. 匿名加工情報の取扱い

  1. 匿名加工情報の作成 当社は、匿名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの）を作成する場合には、以下の対応を行います。
    • 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
    • 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
    • 作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
    • 作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
  2. 匿名加工情報の提供 当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

10. 保有個人データの開示・訂正・利用停止等のご請求について

当社が保有するご本人の保有個人データに関する開示（確認・記録の開示を含む）、訂正または利用の停止等に関するご請求については、御請求者様がご本人であることを確認させていただいたうえで手続きを行います。保険会社や他社の保有個人データに関しては当該会社に対してお取次ぎいたします。当社の保有個人データに関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。お手続きの方法につきましては、最寄りの店舗もしくは以下１１．のお問い合わせ窓口までお問い合わせください。
なお、保有個人データの開示等にあたりまして、1項目あたり1,200 円を手数料としてお支払いいただきます。

11. お問い合わせ

当社の個人情報の取り扱いについてのご質問やご要望、または保有個人データの開示・訂正等をご希望の場合は、以下の窓口にお問い合わせください。
【個人情報の取り扱いに関する窓口】
秋田トヨタ自動車株式会社　「お客様相談窓口」
〒010-0917　秋田県秋田市泉中央2丁目1-3
電話番号：0120-983-332